e-Tax Invoice หรือ “ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์” คือ ใบกํากับภาษีที่ปรับรูปแบบจากที่เคยเป็นกระดาษไปเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ หากดูจากจุดที่แตกต่างคือ e-Tax Invoice จะมีหมายเลขใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ และลายมือชื่อดิจิทัล เป็นเครื่องยืนยันตัวตนของผู้ออกใบกำกับภาษี (ผู้ขาย) และรับรองถึงความถูกต้องของข้อมูล

ข้อดีของ e-Tax Invoice
• เจ้าของธุรกิจจะลดภาระในการจัดเตรียมเอกสารเพื่อเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม เพราะเมื่อกรมสรรพากรได้รับข้อมูลภาษีซื้อ-ภาษีขาย ทางอิเล็กทรอนิกส์ครบถ้วนแล้ว ระบบจะจัดทำรายงานภาษีซื้อ-ภาษีขาย ได้โดยอัตโนมัติ
• ลดต้นทุนในการจัดทำเอกสารใบกำกับภาษีและใบรับจากกระดาษเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
• สะดวก ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร

ขั้นตอนการใช้ e-Tax Invoice
1. เช็คคุณสมบัติว่ามีสิทธิ์ใช้ “e-Tax Invoice”
บริษัทจำกัด บริษัทมหาชนจำกัด มีทุนจดทะเบียนและชำระแล้วตั้งแต่ 10 ล้านบาทขึ้นไป ล่าสุดระเบียบกรมสรรพากร ว่าด้วยการจัดทำส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2560 ได้ยกเลิกระเบียบกรมสรรพากรว่าด้วยการจัดทำดังกล่าวฯ พ.ศ.2555 ฉบับเดิม โดยมีการปรับปรุงเงื่อนการจัดทำฯ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ดังนี้ คือ ผู้ประกอบการจดทะเบียนซึ่งเป็นบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคลสามารถยื่นคำขอจัดทำฯ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ได้ จากเดิมต้องเป็นบริษัทจำกัดหรือบริษัทมหาชนจำกัดที่มีทุนจดทะเบียนตั้งแต่ 10 ล้านบาท เป็น ผู้ยื่นคำขอดังกล่าวมีทุนจดทะเบียนเท่าใดก็ได้
มีความมั่นคงและความน่าเชื่อถือในการประกอบการ เช่น มีประวัติการเสียภาษีที่ดี ไม่มีพฤติการณ์หลีกเลี่ยงภาษี ไม่มีประวัติการใช้ใบกำกับภาษีปลอม หรือมีทรัพย์สินสุทธิมากกว่าหนี้สินสุทธิ
มีการจัดทำบัญชีที่เกี่ยวข้องกับการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด
มีระบบการควบคุมภายในที่ดี และสามารถพิสูจน์ได้ว่าใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ที่จัดทำและส่งให้แก่ผู้รับมีข้อความถูกต้องครบถ้วนเช่นเดียวกับขณะที่สร้าง ส่งและรับโดยใช้วิธีการที่เชื่อถือได้ และสามารถแสดงข้อความได้ในภายหลังโดยความหมายไม่เปลี่ยนแปลง รวมทั้งต้องมีระบบงานที่สามารถพิสูจน์ได้ว่าไม่มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงโดยไร้ร่องรอยหรือมีการเปลี่ยนแปลงรายการในเอกสารที่ออกระหว่างทาง

2.ยื่นคำขอ
เมื่อเช็คคุณสมบัติแล้วว่าครบถ้วนก็สามารถยื่นคำขอและเอกสารดังต่อไปนี้
1.ยื่นคำขอทางอินเทอร์เน็ต : ยื่นคำขอ แบบ บอ.01 ผ่านทางเว็บไซต์กรมสรรพากร

2.ส่งเอกสาร

ดังต่อไปนี้ไปที่สำนักบริหารการเสียภาษีทางอิเล็กทรอนิกส์ ภายใน 15 วันนับแต่วันที่ยื่นคำขอ
• แบบคำขอจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (บ.อ.01)
• หนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคลที่นายทะเบียนออกให้ไม่เกิน 6 เดือนนับถึงวันส่งเอกสาร
• สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้มีอำนาจกระทำการแทนบริษัทหรือหน่วยงานของรัฐ
• หนังสือมอบอำนาจ พร้อมทั้งสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับมอบอำนาจ (กรณีมอบอำนาจให้บุคคลอื่นจัดส่งเอกสาร)
• แผนผังการทำงานรวมของระบบงานทั้งหมด และคำอธิบายระบบงาน ระบบรักษาความปลอดภัย และวิธีการเรียกพิมพ์
• กรณียื่นคำขอเป็นผู้ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับการขายสินค้าหรือให้บริการบางส่วน ให้ส่งแผนผังกระบวนการทางธุรกิจ ของการขายสินค้าหรือให้บริการนั้น

การออก “e-Tax Invoice”
เมื่อได้รับสิทธิ์ใช้ e-Tax Invoice เรียบร้อยแล้วให้ดำเนินการดังนี้
1.จัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีการลงลายมือชื่อดิจิทัลทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือให้บริการส่งมอบให้กับผู้ซื้อสินค้าและผู้รับบริการด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ และจัดเตรียมข้อมูลใบกำกับภาษีหรือใบรับในรูปแบบโครงสร้าง XML File ตามมาตรฐานที่กำหนด ซึ่งมีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) สำหรับนำส่งกรมสรรพากร
2.นำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรด้วยช่องทางการนำส่ง ได้แก่ Host to Host หรือ Service Provider หรือ Upload XML ทั้งนี้วิธีการเลือกช่องทางนำส่งขึ้นอยู่กับขนาดของกิจการและความพร้อมทางเทคโนโลยีของผู้ประกอบการแต่ละราย
3.ติดตามและตรวจสอบผลการนำส่งข้อมูล ที่ระบบ Tracking
4.เก็บรักษาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ให้ถูกต้องปลอดภัยตาม พ.ร.บ.ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์

การเริ่มต้นใช้งาน
ระบบ e-Tax Invoice ระบบใหม่เริ่มใช้งานใช้งานตั้งแต่เดือนมิถุนายนที่ผ่าน หลังเปิดให้ใช้งานไประยะหนึ่งจะเริ่มกำหนดให้ผู้ประกอบการแต่ละขนาดต้องเข้าใช้ระบบทุกราย โดยเริ่มจากผู้ประกอบการขนาดใหญ่และขนาดกลางเป็นลำดับแรก สำหรับผู้ประกอบการขนาดเล็กจะกำหนดให้ต้องเข้าใช้ระบบทุกรายเป็นลำดับต่อไป ซึ่งคาดว่าจะเสร็จสิ้นภายในปี พ.ศ. 2564 ที่จะถึงนี้

ขนาดผู้ประกอบการ         รายได้                                                             เริ่มเข้าระบบ e-Tax invoice

ขนาดใหญ่                            มากกว่า 500 ล้านบาท                                       ภายใน 31 ธันวาคม 2560

กลาง                                     มากกว่า 30 ล้านแต่ไม่เกิน 500 ล้านบาท         ภายใน 31 ธันวาคม 2560

เล็ก                                        มากกว่า 1.8 ล้านแต่ไม่เกิน 30 ล้านบาท           ภายใน 31 ธันวาคม 2562

ไมโคร                                   น้อยกว่า 1.8 ล้านบาท                                         ภายใน 31 ธันวาคม 2564

จะเห็นได้ว่า การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ยังคงใช้รูปแบบเดิมเพียงแต่เปลี่ยนรูปแบบจากส่งมอบ “กระดาษ“ เป็น “ข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์” แม้ช่วงแรกจะต้องเรียนรู้และปรับตัวบ้าง แต่ในอนาคตวิธีนี้จะเพิ่มความสะดวกสบาย ประหยัดเวลาและทรัพยากร สอดคล้องกับนโยบาย National e-Paymen ในยุค Thailand 4.0 อย่างแน่นอน