9:00AM - 6:00PM
จันทร์-เสาร์
ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คืออะไร ?
ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คือ เอกสารทางการค้าที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเพื่อแสดงรายละเอียดของสินค้า/บริการที่จำหน่าย รวมถึงจำนวนเงินที่ผู้ซื้อจะต้องชำระให้ตามเงื่อนไขการชำระเงินที่ระบุไว้ในเอกสาร เป็นเอกสารที่มีบทบาทสำคัญในการดำเนินธุรกิจ เพราะเป็นทั้งเครื่องมือในการติดตามหนี้ รายงานผลการขาย และเอกสารประกอบการลงบัญชี
องค์ประกอบของใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องตามหลักการบัญชี และ/หรือกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่ม ควรมีรายละเอียดดังนี้:
1. ข้อมูลผู้ขาย
ชื่อกิจการ / บริษัท
ที่อยู่ตามทะเบียน
เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
เบอร์โทรศัพท์ อีเมล (ถ้ามี)
หมายเลขทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี)
2. ข้อมูลผู้ซื้อ
ชื่อผู้ซื้อ (นิติบุคคล/บุคคลธรรมดา)
ที่อยู่
เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (หากต้องการใบกำกับภาษี)
ช่องทางติดต่อ
3. รายละเอียดของเอกสาร
เลขที่ใบแจ้งหนี้ (ต้องไม่ซ้ำ)
วันที่ออกใบแจ้งหนี้
วันที่ครบกำหนดชำระ (Due Date)
เงื่อนไขเครดิต เช่น “เครดิต 30 วันนับจากวันออกใบแจ้งหนี้”
วิธีการชำระเงิน เช่น โอนเงิน, เช็ค, เงินสด, QR PromptPay
4. รายการสินค้า/บริการ
ลำดับรายการ
รายละเอียดสินค้า/บริการ
จำนวนหน่วย (หน่วยนับ)
ราคาต่อหน่วย
ส่วนลด (ถ้ามี)
ยอดรวมแต่ละรายการ
5. สรุปยอด
ยอดรวมก่อน VAT
ภาษีมูลค่าเพิ่ม (7%)
ยอดรวมสุทธิที่ต้องชำระ
6. อื่น ๆ
ชื่อผู้มีอำนาจลงนาม + ตำแหน่ง
ลายเซ็น (จริงหรือดิจิทัล)
ตราประทับ (ถ้ามี)
ประเภทของใบแจ้งหนี้
| ประเภท | คำอธิบาย | ใช้เมื่อ |
|---|---|---|
| ใบแจ้งหนี้ทั่วไป (Commercial Invoice) | ใช้เรียกเก็บเงินจากผู้ซื้อทั่วไป | ธุรกิจ B2B หรือขายเงินเชื่อ |
| ใบแจ้งหนี้ภาษี (Tax Invoice) | มีการแสดง VAT อย่างชัดเจน | ผู้ขายจด VAT และมีหน้าที่จัดเก็บภาษี |
| ใบแจ้งหนี้โปรฟอร์มา (Proforma Invoice) | ใช้เพื่อแจ้งราคาประมาณการ | ก่อนซื้อขายจริง ยังไม่มีผลบัญชี |
| ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ (Deposit Invoice) | ออกก่อนชำระเงินล่วงหน้า | ใช้รองรับการเก็บเงินล่วงหน้า |
| ใบแจ้งหนี้เครดิตโน้ต / เดบิตโน้ต | ใช้ปรับยอดกรณีผิดพลาดหรือเปลี่ยนแปลงยอดเดิม | เช่น คืนสินค้า, ลดหนี้, ค่าปรับ |
ความสำคัญของใบแจ้งหนี้ในระบบบัญชี
บแจ้งหนี้เป็นจุดเริ่มต้นของการบันทึก “รายได้” หรือ “รายรับค้างรับ” ในระบบบัญชี โดยเฉพาะเมื่อขายสินค้าแบบเงินเชื่อ (Credit Term)
การบันทึกบัญชี (ตัวอย่าง)
หากบริษัทขายสินค้า 10,000 บาท + VAT 700 บาท
ผู้ขายจะบันทึก:
เดบิต ลูกหนี้การค้า 10,700 บาท
เครดิต รายได้จากการขายสินค้า 10,000 บาท
เครดิต ภาษีขาย 700 บาท
เมื่อผู้ซื้อชำระเงิน จะบันทึก:
เดบิต เงินฝากธนาคาร / เงินสด 10,700 บาท
เครดิต ลูกหนี้การค้า 10,700 บาท
ความสัมพันธ์กับภาษีมูลค่าเพิ่ม
ใบแจ้งหนี้จะกลายเป็น “ใบกำกับภาษี” เมื่อ:
ผู้ขายเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT
ใบแจ้งหนี้มีรายละเอียดครบถ้วนตามที่กรมสรรพากรกำหนด
มีคำว่า “ใบกำกับภาษี” ระบุอย่างชัดเจน
ระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งผู้ขายและผู้ซื้อ
ประโยชน์ด้านภาษี:
ผู้ซื้อสามารถนำภาษีซื้อไปขอคืนหรือหักออกจากภาษีขายได้
ผู้ขายใช้เป็นหลักฐานในการนำส่งภาษี
ความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้ (Invoice) กับเอกสารอื่น
| เอกสาร | จุดประสงค์ | ออกเมื่อ | ผลผูกพัน |
|---|---|---|---|
| ใบเสนอราคา (Quotation) | แจ้งราคาล่วงหน้า | ก่อนตกลงซื้อขาย | ไม่มีผลผูกพันทางบัญชี |
| ใบสั่งซื้อ (PO) | ยืนยันการสั่งซื้อ | ผู้ซื้อออกให้ | ใช้ยืนยันเจตนาซื้อ |
| ใบแจ้งหนี้ (Invoice) | เรียกเก็บเงิน | หลังส่งของ/ให้บริการ | ผูกพันบัญชีทันที |
| ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) | ยืนยันการรับชำระเงิน | หลังลูกค้าจ่ายเงิน | เป็นหลักฐานรับเงิน |
| ใบกำกับภาษี | ยืนยัน VAT | ใช้คู่กับใบเสร็จ | ใช้ในระบบ VAT |
ข้อควรระวังในการออกใบแจ้งหนี้
เลขที่ไม่ซ้ำกัน – ป้องกันความสับสนและความผิดพลาดในระบบบัญชี
การออกย้อนหลัง – ควรหลีกเลี่ยง เพราะอาจทำให้เกิดปัญหาทางภาษี
ต้องตรงกับความเป็นจริง – รายละเอียดต้องตรงกับสินค้าหรือบริการที่ให้
ควรมีระบบควบคุมภายใน – เช่น การอนุมัติใบแจ้งหนี้ก่อนส่งออก
การจัดเก็บ – ควรจัดเก็บใบแจ้งหนี้อย่างเป็นระบบตามปีภาษี เพื่อสะดวกในการตรวจสอบภายหลัง
แนวทางปฏิบัติที่ดีสำหรับธุรกิจ
จัดทำใบแจ้งหนี้ด้วยระบบคอมพิวเตอร์/บัญชีที่รองรับ VAT
มีการควบคุมเลขที่เอกสารให้ออกเรียงตามลำดับ
จัดส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าทางอีเมลพร้อม PDF
จัดเก็บสำเนาใบแจ้งหนี้เป็นดิจิทัลและเอกสาร
ตรวจสอบการชำระเงินและติดตามลูกหนี้อย่างสม่ำเสมอ
สรุป
ใบแจ้งหนี้ (Invoice) เป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่สำคัญในการจัดการรายรับ สินเชื่อทางการค้า และระบบภาษี โดยนอกจากจะเป็นหลักฐานการเรียกเก็บเงินแล้ว ยังเป็นหัวใจของกระบวนการบัญชีที่เชื่อมโยงกับภาษี การเงิน และการบริหารลูกหนี้ หากมีการจัดทำที่ถูกต้องและเป็นระบบ จะช่วยให้ธุรกิจมีประสิทธิภาพ และลดความเสี่ยงในการดำเนินการทางกฎหมายหรือทางภาษีได้อย่างมาก
สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ Facebook, Line@ หรือโทร 081-195-6915 ได้เลยค่ะ ธัญพล การบัญชี ยินดีให้คำปรึกษาค่ะ
ธัญพล การบัญชี
ปรึกษาฟรี
ธัญพล การบัญชี
รับทำบัญชีรายเดือน รายปี รับจดทะเบียน บจก. หจก. บุคคลธรรมดา, ปรึกษาภาษี, ปิดงบการเงิน, รับวางระบบบัญชี, วางแผนภาษี, รับทำบัญชีร้านค้าออนไลน์ สอบถามโทร : 081-195-6915
-
Previous Post
เปิดบริษัท ต้องทำบัญชีไหม ?
-
Next Post
ใบเสนอราคา จำเป็นไหมสำหรับบัญชี ?
Related Posts
August 25, 2025
ใบเสนอราคา จำเป็นไหมสำหรับบัญชี ?
ในการดำเนินธุรกิจ โดยเฉพาะธุรกิจขายสินค้าและบริการ คำว่า “ใบเสนอราคา“ (...)
June 1, 2025
เปิดบริษัท ต้องทำบัญชีไหม ?
การเริ่มต้นธุรกิจอย่างถูกต้องตามกฎหมาย จะต้องเริ่มจาก “การจดทะเบียนบริษัท” (...)
May 1, 2025
วิธีจดทะเบียนบริษัทในประเทศไทย (สำหรับผู้เริ่มต้น)
การเริ่มต้นธุรกิจอย่างถูกต้องตามกฎหมาย จะต้องเริ่มจาก “การจดทะเบียนบริษัท” (...)
March 20, 2025
ภาษี VAT กับ ภาษีเงินได้ (TAX) ต่างกันอย่างไร ?
การเสียภาษีเป็นหน้าที่ของพลเมืองและธุรกิจทุกคนที่มีรายได้หรือมีการประกอบกิจการ (...)
